Заказы от покупателей

Используйте Заказы покупателей, чтобы фиксировать каждый этап взаимодействия с покупателем и быстро ориентироваться в продажах. Список всех заказов вы найдете в Продажи - Заказы покупателей. Для удобства навигации заказы на каждой стадии жизненного цикла выделяются определенным цветом. Создание и редактирование заказов осуществляется соответствующими кнопками в правом нижнем углу.

Рис. 1 Список Заказов покупателей

Открыв форму заказа вы сразу видите всю необходимую информацию: на каком этапе реализации находится заказ, кто ваш покупатель и по какой цене вы продаете товар, состоялась ли уже отгрузка и/или оплата товара, есть ли долги за покупателем, и т.д.

Рис. 2 Заказ покупателя

Если вы тщательно осуществили настройки и заполнили справочники, то организация торговли через оформление заказов существенно сэкономит ваше время и не допустит потери важной информации или путаницы. Для создания заказа нажмите Добавить и заполните всю необходимую информацию:

Тип - кликните в поле и выберите из списка. Например, для оптовой торговли выберите Оптовая продажа. От выбранного типа заказа будет зависеть, какие документы будут создаваться на основе заказа и иные параметры. Типы заказа настраиваются в Продажи - Типы заказов.

Дата - в этом поле будет указана дата и время создания заказа. При необходимости их можно поменять, кликнув в поле и выбрав подходящие данные из календаря.

предупреждение

Будьте внимательны и указывайте не только дату, но и время заказа, т.к. это важно при партионном учете товара.

Номер заказа также будет автоматически создан при первом сохранении, если вы настроилинумераторы.

Заказчик - кликните в поле и выберите заказчика из списка Контрагентов. Если его там нет, добавьте.

Место хранения - кликните и выберите Склад, с которого будут отгружаться товары. Если место хранения не будет указано, вы не сможете создать список товаров на продажу в спецификации.

Вид цен - будет автоматически указан в соответствии с настройками Контрагента, либо типом заказа. Если настройки Контрагента противоречат типу заказа, например, вы работали с данным контрагентом как с розничным покупателем, а данный заказ оптовый, то кликните в поле и укажите, какие цены применяются в этом заказе. Виды цен настраиваются в Продажи - Виды цен. Указанный вид цен будет применен в поле Цена во вкладках Спецификация и Подбор, если настроены прайс-листы для товаров.

Рис. 3 Вкладка Прочая информация

Во вкладке Прочая информация укажите :

Срок действия вашего коммерческого предложения для покупателя.

Срок поставки автоматически устанавливается равный дате создания заказа. При необходимости его можно изменить.

В поле Адрес поставки автоматически указывается адрес покупателя, если адрес поставки иной, укажите его.

Условия оплаты будут указаны автоматически, если настроены условия оплаты по умолчанию для покупателя. Если не настроены, или для этого заказа действует другое условие, кликните в поле и выберите подходящее. Если такого нет, то настройте, используя кнопку Добавить.

Адрес получателя по умолчанию соответствует адресу покупателя. При необходимости его можно изменить.

Наш представитель - сотрудник, который будет ответственным за этот заказ. Выберите из списка Контрагентов, который откроется по клику в поле.

Входящий номер заказчика - номер,за которым данный заказ учтен у покупателя. Если вы знаете этот номер, он может существенно облегчить коммуникацию с вашим партнером при возникновении необходимости быстро идентифицировать данную партию товара, например, при сверке данных.

Добавление списка товаров

Товары, которые вы покупаете отображаются во вкладке Спецификация. Вы можете использовать 2 способа создания спецификации товаров :

1. Добавление товаров по одному. Нажмите Добавить во вкладке спецификации, появиться пустая строка. Кликните в столбце Номенклатура, и выберите товар в открывшемся окне номенклатур. Товар отобразиться в строке. Введите количество в соответствующем столбце.

Рис. 4 Добавление товара в Спецификацию

2. Добавление товаров списком. Перейдите во вкладку Подбор. В правом блоке будут отображены все товары из Категории, выбранной в левом блоке. Все товары, для которых вы укажете количество, будут автоматически отображены в спецификации. В столбце Доступно показано количество товаров, которые есть в вашем распоряжении, т.е. находятся на складе и не зарезервированы для других покупателей.

Рис. 5 Добавление списка товаров

Стоимость заказа

Стоимость заказа для покупателя зависит от цены каждого товара, начисляемых налогов и применяемых скидок. Цену, налоги и скидку можно указать вручную для каждого товара в соответствующих столбцах. Чтобы автоматизировать этот процесс, необходимо настроить прайс-листы для покупателей и применяемые скидки.

Цена товара будет заполнена автоматически, если в системе есть действующий прайс-лист на этот товар. Причем цена будет указана в соответствии с указанным в заказе видом цен, т.е. для оптового заказа будет указана оптовая цена. Если прайс-листа нет, но в карточке товара указана цена продажи, то эта цена автоматически отобразится в колонке Цена. Таким же образом отображается цена во вкладке Подбор.

Если вы создали список скидок, то в зависимости от настроек, скидки применятся автоматически, либо вы сможете выбрать нужную скидку, кликнув в поле Скидка. Также вы можете использовать кнопку Рассчитать скидки, чтобы в заказе применились подходящие скидки.

Налоги будут указаны автоматически, если настроены в карточке товара.

Рис. 6 Стоимость заказа

Когда заполнены все данные, в итоговом блоке заказа отображается стоимость заказа и сумма налогов. Также отображаются взаимные задолженности между вами и покупателем. Если сумма задолженности положительная, то это долг покупателя перед вами, если отрицательная, то это ваш долг.

Рис. 7 Итоговая строка заказа

Новый заказ по умолчанию имеет статус Черновик, который отображается в блоке Статусы. Заказ может находиться в одном из 5 статусов, которые однозначно показывают пользователю на каком этапе находится процесс продажи. Переход между статусами осуществляется посредством выполнения определенных действий.

Статус	Возможные действия	Описание
Черновик	Отправить/Подтвердить/Печать	В статусе черновика вы указываете существенные данные для будущей сделки, например, указываете покупателя, формируете список товаров в заказе, указываете сроки доставки и т.д. Далее вы можете отправить заказ покупателю для согласования деталей, например цены или условий оплаты, для этого выбираете действие Отправить и заказ переходит в статус Отправлен. Вполне вероятно, что у вас уже есть определенные договоренности с покупателем, вы точно можете указать все существенные условия, тогда заказ можно сразу Подтвердить, соответственно, он перейдет в статус Подтвержден. Печать - позволяет вам вывести на печать или сохранить в формате pdf "бумажный" документ заказа для последующего использования.
Отправлен	Подтвердить/Отменить/Печать	Когда вы уточнили и согласовали все детали продажи с клиентом, подписали договор и внесли данные в заказ, нажимайте Подтвердить, заказ перейдет в статус Подтвержден и будет создана Отгрузка. Если вы не пришли к согласию с покупателем, и сделки не будет, вы можете Отменить заказ. По наличию/количеству отмененных и выполненных заказов вы можете анализировать своих партнеров.
Подтвержден	Закрыть/Приобрести/Отменить/Печать	По подтвержденному заказу отправляют товар и получают оплату. После того, как вы Отгрузили товар клиенту, вы можете Реализовать поставленные товары - система создаст документ Реализацияна поставленное количество товара. Если, по каким-то причинам на данной стадии заказ не может быть выполнен, его можно Отменить и напечатать, например, для формирования отчетности. Выполненный заказ можно Закрыть.
Отменен	Печать	Отмененный заказ можно напечатать для отчета или других нужд.
Закрыт	Отменить/Печать	Выполненный заказ при необходимости можно Отменить или напечатать.